왼쪽에 기안자 한 사람이 신청서를 올린다. 신청서는 가운데 짙은 남색 결재선으로 들어가 팀장, 본부장, 인사팀 수신을 차례로 지난다. 결재선 위에는 인사발령과 조직도가 받치고 있어 결재선이 저절로 그려진다. 결재선 끝에서 오른쪽으로 인사 데이터 반영과 결재 이력이 나간다. 맨 아래는 5240 로고가 땅처럼 받치고 있다.

5240 MODULE 06 — APPROVAL

전자결재

회사의 전결규정에 따라 결재 단계와 참여자를 설정하고, 결재 이력을 관리합니다. 인사의 제도와 규칙을 결재에 담고, 모든 결재 이력을 기록하고 추적합니다. 결재 데이터로 업무를 꾸준히 고쳐 나갈 수 있습니다.

들어가며

인사팀에서 바라보는 전자결재는 무엇입니까?

인사제도를 반영한 프로세스를 구성하고,
승인과 반려의 권한을 행사하게 하는 것입니다.

왼쪽 상자에는 서면결재를 화면으로 옮긴 것이 옅은 회색으로 놓여 있다. 도장 이미지, 서명 이미지, 손으로 고른 결재선이다. 오른쪽 상자에는 인사팀이 보는 전자결재가 짙은 남색으로 놓여 있다. 인사제도를 담은 절차, 전결규정에 따른 승인 권한, 언제 어디서 어떤 권한으로 했는지의 증빙이다. 두 상자 사이를 세로 점선이 가르고 있다.

01

프로세스와 승인권한(전결규정) 반영

전자결재는 서면결재의 행동을 시스템에서 똑같이 하는 것이 아닙니다. 결재 단계별 승인권한과 처리 기준을 설정합니다.

왼쪽에서 오른쪽으로 결재 단계 넷이 계단처럼 오른다. 기안, 팀장, 본부장, 인사팀 수신이다. 단계마다 아래에 그 자리에서 정해 둔 제도가 붙어 있다. 기안에는 첨부 필수, 팀장에는 연차 전결, 본부장에는 경조휴가 승인, 인사팀 수신에는 데이터 처리가 적혀 있다. 맨 아래 띠에는 전결규정이라고 적혀 네 단계를 받친다.

02

결재는 규정에 따른 권한 행사

결재에서 중요한 것은 도장이나 서명 이미지가 아닙니다. 승인권한을 관리하고, 결재 시점·접속 위치·권한 정보를 기록하는 것이 중요합니다.

결재문서관리 화면이다. 결재일자를 2025년 10월로 골라 조회했다. 위 표에는 문서번호, 신청서번호, 신청서상태, 신청서코드, 신청서명, 신청일자와 신청시각, 기안자의 소속·직원번호·성명·직위·직책이 한 줄씩 놓여 있다. 아래 결재내역 표에는 발수신구분, 결재순번, 결재구분, 결재상태와 결재자, 대결자, 결재일시가 이어진다.

결재문서관리: 문서마다 누가·언제 결재했는지, 대결자까지 남습니다

권한인사발령과 조직에 따른 권한으로 결재 프로세스를 구성합니다
증빙결재자, 대결자, 결재일시가 문서마다 남습니다
제도우리 회사의 제도를 결재 절차에 반영합니다

그룹웨어의 전자결재와 비교해 보십시오. 우리 회사의 제도를 어느 정도 반영할 수 있는지 확인해 보십시오.

03

결재는 여러 부서의 의사결정 절차

팀원과 팀장 사이에서 끝난다면 메일로도 충분할 수 있습니다. 하지만 기업의 의사결정은 단순하지 않습니다.

현업의 의사결정발신결재
담당 부서의 의사결정수신결재 — 인사·총무·재경·구매팀 등
스태프의 의사결정발신결재 추가 — 법무담당, 회계담당 등
결재 과정의 조회참조자 — 의사결정에 참여하지 않지만 조회가 필요한 사람

신청서 한 장이 왼쪽에서 출발해 네 무리를 지난다. 첫째는 현업 부서의 발신결재로 팀장과 본부장이 있다. 둘째는 그 사이에 끼어드는 법무와 회계 담당의 발신결재 추가다. 셋째는 인사팀이 받는 수신결재다. 넷째는 길 옆에서 지켜보는 참조자다. 네 무리가 각자 다른 색으로 칠해져 한 문서에 여러 부서가 관여한다는 뜻이다.

04

결재 참여의 여러 형태

전자결재를 신청과 승인 둘로 단순하게 만든 솔루션이 많습니다. 그러나 기업의 의사결정 문화는 복잡합니다.

다섯 칸이 나란히 서 있다. 결재는 승인 또는 반려를 한다. 협조와 합의는 실행부서는 아니지만 협력과 동의가 필요한 경우다. 회수는 다음 결재자가 승인하기 전에 거두어들여 다음 결재자의 결재함에서 빼는 것이다. 참조는 승인이나 반려의 권한은 없지만 결재 과정을 조회해야 하는 경우다. 후열과 후결은 부재 등의 이유로 결재가 끝난 뒤 열람하거나 결재하는 경우다.

05

전자결재는 HR시스템의 핵심 엔진

HR시스템의 전자결재는 휴가, 총무 등 여러 신청의 승인 절차를 맡습니다. 휴가신청과 승인을 처리하지 못하면 HR시스템의 역할을 하지 못합니다. 그래서 전자결재는 무상으로 기본 제공합니다.

가운데 큰 톱니바퀴에 전자결재라고 적혀 있다. 둘레의 작은 톱니 여섯이 그것과 맞물려 돈다. 휴가, 연장근무, 출장, 증명서, 복리후생, 총무 신청이다. 가운데 톱니 아래에는 무상 기본 제공이라는 띠가 걸려 있다. 가운데가 멈추면 둘레의 신청이 모두 멈춘다는 뜻이다.

유료로 제공하거나, 단순한 절차만 제공하는 솔루션과 비교해 보십시오.

결재 구조

기업의 의사결정을 지원하는 5240 전자결재의 구조입니다.

전결규정과 기업의 조직구성을 자동으로 반영하는 것이
HR시스템 전자결재의 핵심 기능입니다.

왼쪽에 조직도가 있고 오른쪽에 전결규정 표가 있다. 둘에서 화살표가 가운데로 모여 결재선 한 줄을 만든다. 결재선은 기안, 팀장, 본부장, 인사팀으로 이어지고, 위에는 발신결재, 아래에는 수신결재라는 이름표가 붙어 있다. 조직과 규정이 바뀌면 결재선이 따라 바뀐다는 뜻이다.

06

다양한 결재 참여 구성

기안자가 결재를 신청하면, 결재·합의·협조 등의 이름으로 결재를 수행하는 참여자와 결재 과정을 조회만 하는 참조자로 나뉩니다.

맨 왼쪽에 기안자가 있다. 거기서 오른쪽으로 짙은 줄 하나가 이어지고 그 위에 결재, 합의, 협조 세 참여자가 차례로 앉아 승인이나 반려를 한다. 줄 아래에는 옅은 점선으로 이어진 참조자 둘이 있다. 참조자는 줄 위에 올라오지 않고 과정을 지켜보기만 한다.

07

발신결재

HR시스템은 조직과 인사발령을 관리합니다. 결재선은 이 발령에 따라 자동으로 정해집니다. 기안 뒤에 결재자와 관련 부서가 합의, 협조 등으로 의사결정에 참여합니다.

왼쪽에 조직도가 세로로 서 있다. 파트장, 팀장, 실장, 본부장이 위로 쌓여 있다. 기안자 자리에서 위로 화살표가 오르며 상위 직책을 몇 단계까지 결재선에 넣을지 고른다. 오른쪽에는 설정 단위 넷이 층으로 쌓여 있다. 전체 신청서, 신청서별, 신청서와 조직별 직책·직위, 개인별 예외다.

신청서 단위 설정모든 결재선은 신청서마다 정하고, 전체 신청서에 일괄로 정할 수도 있습니다
상위 직책 단계기안자의 상위 직책 몇 단계까지 넣을지, 파트장·팀장·실장·본부장 가운데 누구를 넣을지 고릅니다
조직별 직책·직위특정 부서에 특정 직책·직위가 있을 때를 신청서별·조직별로 정합니다
개인별 예외와 용어예외는 개인별로 정하고, 합의·협조·수용·접수·허가 같은 결재 용어는 고객사별로 바꿉니다

08

발신결재자 추가

특별휴가, 대외 공문처럼 회사 규정과 법을 지켜야 하는 신청서가 있습니다. 이를 점검하는 법무담당, 재경담당 등을 발신결재에 지정해 추가합니다.

순차와 병렬번호가 같으면 병렬, 다르면 순차입니다. 1-2-3-3-4-5 에서 3-3 은 동시 결재입니다
사이에 끼우기1과 2 사이에 넣을 때는 1.1, 1.2 로 정하고, 1.1 과 1.1 처럼 같으면 병렬입니다
담당자 지정법무담당 등 특정 업무의 담당자를 결재 과정에 넣습니다

발신추가결재자관리 화면이다. 시간외 신청서에 추가 결재자 둘이 한 줄씩 놓여 있다. 첫째는 순서 1.0에 인사팀 과장, 둘째는 순서 2.0에 회사 본부장이고, 줄마다 직원번호, 성명, 직위, 직책, 재직상태, 결재구분이 적혀 있다.

발신추가결재자관리: 신청서마다 순서 번호로 추가 결재자를 넣습니다

09

수신결재

요즘 연차휴가는 팀장 결재로 끝나는 경우가 많습니다. 하지만 경조휴가, 사직원, 명함신청처럼 인사팀이 요청을 받아 처리하는 프로세스가 필요합니다.

수신자관리 화면이다. 신청서마다 수신하는 사람이 한 줄씩 놓여 있다. 증명서신청, 휴가신청, 근무유형신청, 대체휴무, 미사용 연차휴가, 대출신청, 휴직원신청, 고충처리 신청서, 익명신고, 물품구매신청, 연차신청이고, 줄마다 수신 순서, 소속, 직원번호, 성명, 직위, 직책, 재직상태가 적혀 있다. 물품구매신청은 총무기획팀이 받는다.

수신자관리: 신청서마다 받는 부서와 담당자를 정합니다

전결규정에 따라현업의 결재만으로 끝낼 수도 있습니다
인사팀이 받아 처리수신결재는 인사팀이 받아 업무를 처리하는 과정입니다
다른 수신부서재경·구매팀 등을 수신부서로 두고 처리할 수도 있습니다
신청부서별 담당신청부서마다 담당을 따로 지정합니다 — 국내 유일 제공

10

참조자

참조자는 승인이나 반려를 하지 않지만, 어떤 신청이 있었고 어떻게 진행되는지 조회합니다. 휴가를 신청하며 본인의 휴가 계획을 관련자에게 알리는 경우도 여기에 듭니다.

미리 정해 둔 참조자신청서별, 신청부서별로 참조자를 정해 둡니다
기안자가 추가업무상 진행 상황을 알아야 할 사람을 기안자가 더합니다
다시 제외추가한 참조자는 결재 과정에서 다시 뺄 수 있습니다 — 국내 유일 제공

결재선이 가로로 흐르고 그 아래에 참조자 칸 셋이 있다. 첫째는 인사팀이 신청서별로 정해 둔 참조자로 자물쇠가 달려 있다. 둘째는 기안자가 이름으로 찾아 더한 참조자다. 셋째는 결재 도중에 뺀 참조자로 점선과 빼기 표시가 붙어 있다.

11

대결자 지정

휴대폰으로 언제 어디서나 결재할 수 있어도, 경조사처럼 결재를 못 하는 때가 있습니다. 그런 때를 위해 대결자를 지정할 수 있어야 합니다.

기간 지정정해진 기간 동안 대결자를 지정합니다
휴가와 함께팀장 등 직책자는 본인의 휴가를 신청할 때 대결자를 함께 지정합니다
따로 관리대결자 지정을 별도 화면에서 관리할 수도 있습니다

데이터 처리

전자결재로 데이터까지 처리할 수 있습니까?

휴가신청처럼 기본으로 주는 기능 말고도,
고객사마다 데이터를 포함한 결재 프로세스를 구성합니다.

왼쪽에 결재가 끝난 신청서 한 장이 있고 승인 도장이 찍혀 있다. 거기서 화살표가 오른쪽 인사 데이터 판으로 바로 들어간다. 판에는 휴가 잔여, 근무시간, 근무유형, 복리후생 네 칸이 있고, 신청서의 내용이 그 칸들에 저절로 채워진다. 사람이 엑셀로 옮겨 적는 자리는 없다.

12

데이터 처리가 되는 전자결재

결재 결과를 인사 데이터에 자동 반영해 승인 이후의 재입력을 줄입니다.

승인 결과의 데이터 반영결재의 결과로 데이터까지 처리되어야 합니다
처리되는 신청연차휴가를 포함한 각종 휴가, 연장근무, 유연근무, 근무유형, 복리후생 신청이 데이터로 처리됩니다
«해도 된다»에서 끝나지 않는다허락을 받는 데서 멈추지 않고 인사 데이터를 바꿉니다

원 하나가 반으로 갈려 있다. 왼쪽 반은 서명으로 옅게 칠해져 있고 해도 된다고 적혀 있다. 오른쪽 반은 데이터 반영으로 짙게 칠해져 있다. 두 반쪽이 합쳐져야 결재 하나가 된다는 뜻이다.

13

연장근무 신청 사례

연장근무에 대한 인사제도를 반영해 데이터를 처리합니다. 근태제도 안의 신청은 승인되어 보상시간이 산출되고, 제도를 어긴 신청은 반려됩니다.

왼쪽에 연장근무 신청 기능 일곱이 적혀 있다. 조직장과 팀원 일괄신청, 타인 신청, 여러 일자 신청, 엑셀 업로드, 엑셀 다운로드, 근무일정 캘린더, 연장근무 이력이다. 근태제도 안의 신청은 위쪽 화살표를 따라 승인으로 가고, 거기서 보상시간이 산출되어 연장수당 지급 또는 보상휴가 부여로 이어진다. 근태제도를 어긴 신청은 아래쪽 화살표를 따라 반려되어 돌아온다. 반려 사례로 12시간 초과와 신청기간 지남이 적혀 있다. 승인 위에는 근로감독관 제출용 연장근무신청 증빙, 끝에는 급여자동화(RPA) 제공이라는 표시가 붙어 있다.

14

자유폼: 전자결재 양식을 자유롭게

근로계약, 연봉계약, 보안서약서, 연차촉진 등을 자유롭게 구성합니다. 사직원, 명함신청처럼 수신부서가 정보를 받은 뒤 후속 작업을 하도록 합니다.

왼쪽에 빈 양식 한 장이 있고 그 위에 근로계약, 연봉계약, 보안서약서, 연차촉진 이름표가 붙어 있다. 가운데 화살표가 결재선을 지나 오른쪽 수신부서 책상에 닿는다. 책상 위에는 사직원과 명함신청이 놓여 있고, 그 옆에 후속 작업이라는 칸이 이어진다.

15

데이터폼: 양식의 자유에 데이터 처리까지

양식은 HTML 로 자유롭게 그리고, 값이 들어갈 자리에는 항목 예약어를 적어 둡니다. 신청 화면에서 예약어가 콤보·팝업·달력 같은 입력 칸으로 바뀌고, 신청자는 값을 골라 채웁니다. 인사발령, 채용발령, 복직신청 같은 신청도 이렇게 만든 양식으로 처리합니다.

왼쪽은 인사팀이 만든 데이터폼 양식이다. 대상자, 발령구분, 발령일, 사유 칸마다 값 대신 ITEM_01 부터 ITEM_04 까지의 항목 예약어가 적혀 있다. 가운데 화살표를 지나 오른쪽 신청 화면에서는 예약어가 입력 칸으로 바뀌어 있다. 대상자는 돋보기를 눌러 찾는 직원 팝업, 발령구분은 펼쳐 고르는 콤보, 발령일은 달력, 사유는 여러 줄 글 칸이다. 칸마다 오사공, 복직, 2026-11-01, 휴직 기간 만료가 채워져 있다.

콤보공통코드나 조회한 목록에서 값을 고릅니다
팝업직원·조직은 찾아서 넣고, 날짜는 달력에서 고릅니다
기본값과 연동아는 값은 미리 채우고, 한 칸을 바꾸면 이어진 칸이 따라 바뀝니다
데이터로 남김채운 값은 리포트와 출력에 쓰이고, 민감한 항목은 항목별 조회권한으로 가립니다

편리한 결재

편리한 전자결재는 최소 입력과 PC·모바일 처리입니다.

덜 입력하고,
PC와 휴대폰 어디서든 처리합니다.

왼쪽에 입력 칸 여섯이 있고 그 가운데 다섯은 이미 채워져 있으며 하나만 비어 있다. 오른쪽에는 PC 모니터와 휴대폰이 나란히 서 있고 두 화면에 같은 결재 문서가 떠 있다. 두 그림 사이에 같은 결재라는 말이 적혀 있다.

16

진행중 결재문서 종합처리

결재는 기결과 미결로 나뉩니다. 기결도 본인은 했지만 최종 결재자가 승인이나 반려를 해야 끝납니다. 진행 중인 문서를 한눈에 보고, 놓치지 않고 처리합니다.

다섯 개 숫자결재문서함 상단에서 발신결재 대기, 발신 기결재(진행 중), 수신결재 대기, 참조함, 결재상태 변경문서의 건수를 확인합니다.
진행 단계문서마다 결재선의 몇 번째에 있는지, 누가 기다리는지 보입니다
지난 날수기안 뒤 며칠이 지났는지 함께 보입니다