왼쪽에 인사정보와 근태정보 두 칸이 세로로 놓여 가운데로 들어간다. 가운데 짙은 남색 판에는 전자계약이라고 적혀 있고 그 안에 근로계약, 연봉계약, 서약서, 연차촉진 넷이 한 줄씩 들어 있다. 판에서 오른쪽으로 임직원에게 교부가 나가고, 거기서 수령 확인으로 이어진다. 판 아래에는 본인인증이라는 자물쇠가 받치고 있다. 맨 아래는 5240 로고가 땅처럼 받치고 있다.

5240 MODULE 05 — CONTRACT

전자계약

5240 전자계약은 근로계약과 연봉계약, 각종 서약서, 그리고 연차촉진을 다룹니다. 인사정보로 계약서를 자동 작성하고, 근태정보를 기준으로 연차촉진 문서를 생성·발송합니다.

들어가며

인사시스템의 전자계약은 무엇을 해야 합니까?

시스템 안의 인사정보로
근로계약과 연차촉진을 자동으로 처리합니다.

왼쪽 상자에는 따로 쓰는 전자서명 서비스가 옅은 회색으로 놓여 있다. 계약서 파일을 올리고, 받을 사람을 손으로 적고, 서명을 받는다. 오른쪽 상자에는 인사시스템 안의 전자계약이 짙은 남색으로 놓여 있다. 인사정보에서 계약 내용이 채워지고, 근태정보에서 연차촉진이 만들어지고, 전자결재로 교부되고, 수령까지 확인한다. 두 상자 사이를 세로 점선이 가르고 있다.

01

근로계약서와 연봉계약서

근로기준법에서 정한 근로조건 명시사항을 반영해 계약서 작성 절차를 제공합니다. 그 밖에 필요한 사항도 고객사 제도에 맞춰 자동으로 채웁니다.

가운데에 근로계약서 한 장이 있고 그 둘레에 칸 여섯이 놓여 있다. 근로계약기간, 임금의 구성 항목과 계산 및 지급 방법, 근로시간, 휴게시간, 휴일과 휴가, 근무장소와 업무내용이다. 여섯 칸에서 계약서로 화살표가 들어가고, 왼쪽 끝의 인사정보가 왼쪽 칸 셋으로 이어진다. 인사정보가 계약서 항목을 채운다는 뜻이다. 계약서 아래에는 연봉계약도 같은 방법으로 전자계약으로 만든다는 칸이 덧붙어 있다.

출처: 근로기준법 제17조(근로조건의 명시)

02

보안서약 등 입사할 때 받는 서류

신입·경력사원이 입사할 때 인사팀이 챙기는 일 가운데 하나가 각종 서약서와 동의서를 받는 일입니다.

서류 넷이 한 줄로 놓여 있다. 보안서약서, 개인정보 제공 및 이용 동의서, 겸직 및 경업 금지 서약, 그 밖의 동의서와 서약서다. 넷에서 내려온 점선이 입사자 한 사람에게 모이고 그 아래 서명 칸이 하나 있어, 입사 서류를 한 번에 건네고 한 번에 받는다는 뜻이다.

보안서약서영업비밀 유지 등을 서약받습니다
개인정보 제공 및 이용 동의서입사 때 받아야 하는 동의를 전자문서로 받습니다
겸직 및 경업 금지 서약회사가 정한 서약을 같은 절차로 받습니다
그 밖의 동의서와 서약서회사마다 다른 서류도 문서로 만들어 둡니다

03

연차촉진

연차촉진을 하려면 연차관리가 먼저 되어 있어야 합니다. 인사발령으로 연차가 생기고 휴가신청으로 차감되는 것을 자동으로 처리하고, 근로기준법에 따른 연차촉진도 자동으로 진행합니다.

1차 촉진남은 연차를 안내하고 휴가계획을 받습니다
2차 촉진(임의지정)1차 안내 뒤에도 남은 연차는 사용 시기를 정해 통보합니다
자동 안내법정기준과 입사 1년 차 모두 입사일 기준으로 자동 안내합니다
노무수령 거부연차 지정일에 시스템과 PC 사용을 막을 수 있습니다

가로로 연차 기간이 흐르고 그 끝에 소멸이라는 표시가 있다. 기간 중간에 1차 촉진 칸이 있어 남은 연차를 안내하고 휴가계획을 받는다. 그 뒤에 2차 촉진 칸이 있어 사업주가 사용 시기를 정해 통보한다. 두 칸 위에 자동이라는 띠가 걸쳐 있다. 맨 끝 지정일에는 꺼진 PC 화면이 그려져 있다.

출처: 근로기준법 제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진)

전자서명

전자서명은 법과 안내를 따릅니다.

전자서명은 어떻게 받을까요?
전자서명법과 고용노동부의 안내를 지킵니다.

저울 받침 위에 두 권의 책이 나란히 서 있다. 왼쪽은 전자서명법, 오른쪽은 고용노동부 안내다. 두 책에서 아래로 내려온 선이 한 장의 전자계약서로 모인다. 계약서 아래에 본인인증과 서명 기록이라는 두 칸이 받치고 있다.

04

서명을 대체하는 전자계약

전자계약으로 바꿀 때 먼저 걱정하는 것이 서명입니다. 그보다 중요한 것은 이를 관리하는 시스템을 갖추는 일입니다.

분쟁을 미리 막는다사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 막을 수 있도록 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 전자서명을 합니다
합의를 분명히 한다두 당사자의 뜻이 맞아 계약서에 적힌 대로 계약했음을 분명히 해야 합니다
전자근로계약서로 인정되는 경우사내 전산망이나 구인·구직 사이트의 근로계약서 작성 프로그램으로 작성한 것, 손으로 쓰거나 한글 프로그램으로 작성한 계약서를 PDF·사진으로 저장한 것

왼쪽에 종이 계약서와 펜이 옅게 놓여 있고, 오른쪽에 화면 속 전자계약서가 짙게 놓여 있다. 둘 사이 화살표 위에 관리하는 시스템이라고 적혀 있다. 화면 아래에는 작성, 교부, 보관 세 칸이 이어져 있다. 서명 한 번보다 그 앞뒤를 관리하는 절차가 무게를 진다는 뜻이다.

출처: 고용노동부 전자근로계약서 관련 안내

05

서명행위보다 본인인증

전자서명은 본인이 했다는 증거가 핵심입니다. OTP로 본인 여부를 확인하고, QR로 서명 일시와 IP 같은 정보를 제공합니다.

판이 둘로 갈려 있다. 왼쪽에는 펜으로 종이에 서명하는 손이 옅게 그려져 있고, 반드시 서명해야 한다는 말 위에 줄이 그어져 있다. 오른쪽에는 휴대폰에 OTP를 입력하는 손과 QR코드가 짙게 그려져 있고, 본인이 했다는 정보가 중요하다고 적혀 있다. QR 아래에는 서명일시와 IP 두 칸이 붙어 있다.

06

출력할 때 서명 정보가 필요하다면

OTP로 본인인증을 하는 것과 별도로 도장이나 서명을 추가로 받을 수 있습니다. 출력물에는 QR코드를 찍어, 본인인증을 확인할 정보를 조회하게 합니다.

왼쪽에 서명하기 창이 있고 사인과 도장 두 갈래를 고를 수 있다. 사인 칸에는 손으로 그은 서명이, 도장 칸에는 이름 글자로 만든 둥근 도장과 네모 도장이 놓여 있다. 오른쪽에는 출력한 계약서 한 장이 있고 오른쪽 아래에 QR코드가 찍혀 있다. QR에서 나온 말풍선에 신청서번호, 기안일자, 결재완료일시, 결재라인, 최종결재 IP가 적혀 있다.

문서 작성

계약 문서는 어떻게 작성하고 교부하나요?

계약 내용을 편집하고 전자결재를 통해 교부합니다.
필요한 인사정보는 예약어로 넣습니다.

왼쪽에서 오른쪽으로 네 걸음이 이어진다. 첫째는 문서 작성으로 빈 종이에 예약어가 꽂혀 있다. 둘째는 급여정보와 연차기준이 문서에 채워지는 자리다. 셋째는 전자결재로 고객사의 전결규정을 지난다. 넷째는 교부로 임직원에게 문서가 건네진다.

07

자유로운 계약문서

규격화된 양식으로는 고객사의 여러 상황을 담기 어렵습니다. 문서 내용과 인사정보를 자유롭게 구성할 수 있습니다.

종이 문서처럼종이 문서를 쓰는 방법 그대로 계약서를 구성합니다
예약어계약서에 <<예약어>>를 넣으면 각 임직원의 인사정보가 자동으로 입력됩니다.
미리보기디자인, HTML, 미리보기를 오가며 문서를 다듬습니다

문서 편집기 한 장이 그려져 있다. 맨 위에 연봉(근로)계약서라는 제목이 있고, 본문에 회사명 예약어와 직원 이름 예약어가 들어간 첫 문장이 있다. 그 아래 제1조 계약대상에 성명, 직원번호, 소속, 직위가 예약어로 적혀 있고, 제2조 계약기간에 입사일자와 계약기간이 예약어로 적혀 있다. 예약어 하나에서 화살표가 오른쪽으로 나가 실제 이름으로 바뀐 모습을 보여 준다. 맨 아래에 디자인, HTML, 미리보기 갈피가 있다.

08

급여정보로 근로계약과 연봉계약 자동화

설계한 급여로 근로계약서와 연봉계약서의 항목을 구성합니다. 고정OT 등으로 포괄임금을 구성하고, 성과급 설계도 반영할 수 있습니다.

계약/서약관리 화면이다. 계약ID를 근로계약으로, 계약시작일을 2023년 1월부터 2026년 12월까지로 골라 조회했다. 사람마다 직원번호, 성명, 소속, 직위, 입사일자가 놓이고, 그 뒤로 계약ID와 계약시작일자, 계약종료일자, 확인시작일자, 확인종료일자가 한 줄씩 이어진다. 마흔 명의 근로계약이 사람마다 한 줄로 만들어져 있다.

계약/서약관리: 근로계약이 사람마다 한 줄로 만들어집니다

급여로 구성설계한 급여 항목이 계약서 항목이 됩니다
포괄임금고정OT 등으로 포괄임금을 구성해 계약서를 만듭니다
성과급성과급 설계를 계약서에 반영합니다

09

연차촉진 생성 기준

고객사의 근태(연차) 제도에 따라 회계기준이나 법정(입사일) 기준으로 자동 발생합니다. 다만 입사 1년 미만자의 신입 연차는 근로기준법에 따라 입사일 기준으로 계산합니다.

회계기준회계연도를 기준으로 촉진 문서를 만듭니다
법정(입사일) 기준사람마다 입사일을 기준으로 촉진 문서를 만듭니다
신입 연차입사 1년 미만자는 언제나 입사일 기준입니다

연차사용계획관리 화면이다. 계획일자를 2023년 1월부터 2026년 12월까지로 골라 조회했다. 사람마다 직원번호, 성명, 소속, 직위가 놓이고, 그 뒤로 미사용 신입연차 휴가촉진 안내 같은 연차사용계획 이름, 계획일자, 문서 단추, 신청서번호가 이어진다. 연차생성기준 칸에는 회계기준방식이 적혀 있고 맨 뒤에 연차시작일자가 있다.

연차사용계획관리: 사람마다 촉진 문서와 생성 기준이 붙습니다

10

전자결재로 배포와 교부

전자결재는 고객사의 인사제도와 결재 규정을 반영해야 합니다. 40여 개의 옵션으로 고객사의 전결규정을 적용합니다.

신청서기준 화면이다. 신청서코드와 이름에 계약을 넣어 조회했다. 연봉(근로)계약서 1800, 근로계약서 1801, 연봉계약서 1802 세 신청서가 한 줄씩 놓여 있고, 줄마다 단위업무 계약서약, 발신요청·수신요청·결재완료·반려 메시지, 발신결재와 수신결재 필수 여부 칸이 이어진다. 오른쪽으로 더 많은 옵션 칸이 계속된다.

신청서기준: 계약 신청서마다 결재 옵션을 정합니다

전결규정고객사의 결재 규정을 신청서마다 옵션으로 정합니다
메시지결재 요청, 완료, 반려 때 보낼 메시지를 정합니다
교부결재가 끝난 계약서는 임직원에게 교부됩니다

계약 프로세스

인사담당의 업무를 덜어 주는 계약 프로세스입니다.

계약 업무를 자동 처리하면서 필요한 경우 담당자가 수동으로 처리할 수 있습니다.
임직원은 교부되었다는 통지를 받습니다.

왼쪽에서 오른쪽으로 계약 하나가 흐른다. 생성, 결재, 교부, 수령 네 칸이 이어지고 네 칸 위로 자동이라는 띠가 길게 걸쳐 있다. 결재 칸 아래로만 수동이라는 작은 갈래가 내려와 다시 합류한다. 교부 칸에서 임직원의 휴대폰과 메일로 통지가 나간다.

11

인사담당의 업무 자동화

자동과 수동 가운데 하나를 고르게 해서는 안 됩니다. 자동으로 처리하고, 필요할 때 수동으로 처리할 수 있어야 합니다. 임직원은 배포·교부되었다는 통지를 받을 수 있어야 합니다.

왼쪽 그림에는 자동과 수동 두 갈래 길 앞에서 인사담당자가 하나를 골라야 하는 표지판이 서 있고 이 그림에는 줄이 그어져 있다. 오른쪽 그림에는 자동이라는 큰길 하나가 끝까지 이어지고, 중간에 수동으로 잠깐 빠졌다가 다시 큰길로 돌아오는 샛길이 있다. 큰길 끝에는 임직원에게 가는 통지 봉투가 놓여 있다.

12

인사팀의 관리

근로계약과 연차촉진은 임직원이 수령해야 업무가 끝납니다. 수령 여부를 모니터링하고, 미수령자에게 독촉 메시지를 모바일과 메일로 보냅니다.

계약/서약모니터링 화면이다. 위에 계약ID와 성명 칸, 그리고 메시지발송 단추가 있다. 아래 표에는 사람마다 선택 칸, 직원번호, 성명, 소속, 직위, 직책, 신청서제목, 신청서상태, 계약시작일자, 계약종료일자, 확인시작일자, 확인종료일자가 한 줄씩 놓여 있다. 신청서제목은 근로계약서, 보안서약서, 연봉계약서다.

계약/서약모니터링: 미수령자를 골라 메시지발송으로 독촉합니다

수령 모니터링계약과 서약을 누가 아직 받지 않았는지 봅니다
독촉미수령자를 골라 모바일과 메일로 메시지를 보냅니다
연차촉진 문서의 확인 여부 관리연차사용계획도 미확인자를 모니터링하고 메시지를 보냅니다

맺으며

인사발령·근태·급여·전자결재 정보를 연계해 계약 업무를 관리합니다

가운데 전자계약 칸을 둘러싸고 네 칸이 맞물려 있다. 위는 인사발령, 왼쪽은 근태제도, 오른쪽은 급여제도, 아래는 전자결재다. 네 칸에서 가운데로 화살표가 들어와, 넷이 이어져 있어야 인사시스템의 전자계약이라는 뜻이다.

통합된 인사시스템의 전자계약을 찾고 계신다면 5240 전자계약을 살펴보십시오.
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소개를 확인해 주셔서 감사합니다.

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5240 MODULE 05 — 전자계약